Sinds het begin van het gebruik van computers is alles erop gericht om relatief eenvoudige taken die soms vaak moeten worden herhaald, te laten uitvoeren door de machine. Vooral op het gebied van administratie en logistiek bewijzen computers sinds jaar en dag een inmiddels onmisbare bijdrage aan de primaire processen. Dat goed zaken doen meer om het lijf heeft dan puur de primaire processen in een onderneming en de daaruit voortvloeiende administratieve handelingen is meer dan duidelijk.

door Ruud Stolk
ruud.stolk@ibs.nl

Het zoeken van andere, betere wegen, innovatieve ideeën laten ontstaan om de business verder te helpen is een proces dat zich niet zo makkelijk lijkt te vangen. In een wereld waar marges onder druk staan en de focus is gericht op efficiency, is het van belang dat de klus op tijd en binnen budget wordt geklaard. Daarbij worden werkzaamheden en projecten steeds complexer en gebeurt het steeds vaker dat externe specialisten moeten samenwerken met de eigen mensen. Hierdoor ontstaat er een trend dat mensen vanaf verschillende locaties met elkaar gaan samenwerken. Met de opkomst van –vooral sociale – netwerken helpt de computerwereld ons nu opnieuw om efficiënt en doelgericht onze doelstellingen te kunnen realiseren.

Bedrijfsnoden
Is collaboration het antwoord op alle noden van het bedrijf? Veel leidinggevenden zullen geneigd zijn dit met “ja” te beantwoorden en het is makkelijk te begrijpen waarom. Iedere dag wordt de leidinggevende geconfronteerd met de noodzaak dat werknemers samenwerken. Dit openbaart zich op verschillende manieren: Als ik met de klant bel wil ik alle informatie kunnen zien; ook die van andere afdelingen zoals de administratie en de support. Verkopers kunnen de gewenste informatie niet (tijdig) krijgen. Hoe kunnen werknemers efficiënt samenwerken met collega´s in een ander kantoor, plaats of land? Eén van de bestverkopende producten was het resultaat van een toevallige ontwikkeling samen gedaan door twee R&D´ers van verschillende afdelingen. Hoe kan ik zorgen dat dit vaker gebeurt? Waarom is het zo moeilijk om dit voor elkaar te krijgen? Voor een belangrijk deel is de oorzaak dat het concept van ‘collaboration’ te algemeen en verwarrend is om het toe te passen op een specifiek bedrijfsvraagstuk dat een leidinggevende wil aanpakken.

Vergelijking collaboratie
Neem deze vraag: wat is er voor nodig om een orkest te formeren? Deze vraag kan niet goed beantwoord worden. Afhankelijk van de muziek zal het orkest verschillende samenstellingen kunnen hebben. Zijn er violen nodig of juist koperblazers en in welke verhouding? Vergelijk dit met collaboration: wat heb je nodig om een team te creëren? Deze vraag is zo mogelijk nog moeilijker te beantwoorden, want je moet niet alleen weten wie je in het team kunt plaatsen, maar ook wat de doelstellingen van het team zijn. Voor de ene manager betekent collaboration het op tijd krijgen van kwalitatief hoogwaardige antwoorden van marketing om RFI´s beter in te vullen en meer deals te sluiten. Voor de andere manager is collaboration zorgen dat support-engineers tijdig de juiste informatie van de developers beschikbaar hebben om snel en adequaat support-incidenten af te kunnen handelen en daarmee kosten te beperken. Ook al is het onmogelijk om de vraag ‘hoe creëer je collaboration’ eenduidig te beantwoorden, zijn er toch behoorlijk wat aanbieders die met een specifieke oplossing aankloppen waarmee ze het antwoord op die vraag denken te kunnen geven. En daar ligt de kern van de verwarring: er is geen eenduidige definitie.

Helderheid
De definitie van collaboration is per organisatie verschillend en hangt volledig af van de wensen en samenstelling van die organisatie. Om dichter bij een eigen definitie van collaboration te komen is het goed te bedenken welke bedrijfsvraagstukken opgelost moeten worden. Dat kan bijvoorbeeld met het beantwoorden van onderstaande twee vragen:

1. Wilt u collaboration als projectondersteuning of om vraagstukken op te lossen?
Projecten zijn vaak langere termijn en starten vaak met een formele coördinatie van verschillende mensen. Problemen zijn over het algemeen korte termijn en starten vaak met één persoon die wordt gehinderd in het uitvoeren van een taak.

2. Kennen de mensen die u wilt laten samenwerken elkaar?
Op basis hiervan kan een keuzeschema worden opgesteld zoals te zien is in de illustratie. Door op deze wijze de eigen behoeften te definiëren, wordt u gedwongen om collaboration als business- proces te beschouwen. Hiermee maakt u het concept niet alleen relevant voor de business, maar ook voor de betrokken werknemers.

Onze toekomst
In collaboration kan een onderscheid worden gemaakt tussen synchrone en asynchrone (ad hoc) collaboration. Bij synchrone (real-time) collaboration kan worden gedacht aan online meetings en instant messaging (Sametime). Asynchrone collaboration zoals met Quickr en Lotus Connections. In een product als het Java Application Framework van IBS, wordt sterk geleund op de mogelijkheden van IBM Lotus Notes om de verschillende vormen van collaboration transparant en toegankelijk te maken voor de eindgebruikers. Of het nu een combinatie betreft met de Lotus Notes client waarbij instant messaging en klantgegevens gecombineerd het gewenste contact maken, of om de i-Notes client waarvan de mails direct kunnen worden opgenomen in de online workspace. Het gebruikmaken van deze Web 2.0-tools verbetert de collaboration en stimuleert innovatie en ideeën. Steeds meer applicaties zullen collaboratieve toepassingen in hun business-applications gaan toevoegen. En daar ligt de toekomst.

Ruud Stolk is Service Manager bij IBS Technology & Services. U kunt hem bereiken via ruud.stolk@ibs.nl