MySpace: 155 miljoen gebruikers; Facebook: zestien miljoen leden; LinkedIn: meer dan negen miljoen members. Hyves passeerde ondertussen al de grens van vijf miljoen (inter)nationale gebruikers. Sociale software is populair. En het is niet alleen een manier om nieuwe ‘vrienden’ te maken, ook het bedrijfsleven spint garen bij deze nieuwe manier van communiceren. Met de juiste software-zoals IBM Lotus Connections- is het bedrijfsleven in staat innovatiever en sneller te handelen door gebruik te maken van dynamische netwerken van medewerkers, partners en klanten.

door Arjan Radder
arjan.radder@nl.ibm.com

en Kitty de Hesse
kitty@contentxperience.nl

‘Social Software makes good business sense’, is een gevleugelde uitspraak op internet, voor wie zoekt naar het belang van deze vorm van software. Veel bedrijven streven immers naar groei van hun bedrijf met innovatieve producten, diensten en business modellen. Uit onderzoek van IBM blijkt dat in feite meer dan vijfenzeventig procent van de CEO’s van mening is dat samenwerking tussen gemeenschappen van medewerkers, klanten en partners de sleutel vormt tot het aanzetten en sturen van innovaties. Met name wanneer een bedrijf te maken krijgt met fusies, reorganisaties, wereldwijde locaties en telewerken, vormt het verbinden van de juiste mensen op het juiste moment een uitdaging.

Informatie in de hand
De laatste tien – vijftien jaar heeft de eerste fase van het internet de gebruikers snelle toegang gegeven tot de gigantische hoeveelheid wereldwijde informatie die zich op miljoenen websites bevindt. Het knappen van de internetbel omstreeks 2001 wordt beschouwd als het einde van de eerste fase, die Web 1.0 wordt genoemd en zich met name richtte op alleen aangesloten computers. De tweede fase wordt Web 2.0 genoemd en is begin 2004 bedacht door vice-president P. Dale Dougherty van O’Reilly . Web 2.0 staat voor de verandering van het internet als een losse verzameling websites naar een volwaardig platform waarop door iedereen webapplicaties kan worden gebouwd. Web 2.0 wordt vooral gekenmerkt door interactie tussen de gebruikers, de creatie van online belangengemeenschappen of sociale netwerken. Binnen deze sociale of gemeenschappelijke dimensie bepalen de gebruikers veelal ook de content. De term Web 2.0 wordt daarom ook vaak in één adem genoemd met Social Media of Social Software.

Professionele netwerken
Social Software komt tegemoet aan de uitdaging mensen te helpen bij het lokaliseren van expertise, informatie te delen en om meer in minder tijd voor elkaar te krijgen dankzij het uitbreiden van professionele netwerken in de Web 2.0-wereld. Technologieën die hiermee worden geassocieerd zijn bijvoorbeeld weblogs, wiki’s, podcasts, RSS-feeds, webvideo en webservices met open API’s. Andere voorbeelden van sites die op het Web 2.0 principe gebaseerd zijn: Flickr, Netvibes, YouTube, Orkut, MySpace, Last.fm, Delicious, Digg, Pandora en Wikipedia. Een Nederlands Web 2.0-voorbeeld is Hyves. In feite zijn bovengenoemde technologieën zo efficiënt dat sommige werknemers externe sociale netwerksites gebruiken voor werkgerelateerde taken, waardoor ze onbewust gevoelige bedrijfsinformatie buiten de firewall van het bedrijf plaatsen.

Even stilstaan
Als bedrijf is dit iets om bij stil te staan. Het gebruik van dergelijke sociale sites biedt weliswaar een grotere transparantie, maar de profielen van uw werknemers bevinden zich ook vaak in het schemergebied tussen zakelijk en particulier. In de praktijk beschouwd de medewerker het profiel als ‘eigen’ en onderhoudt deze dan ook zelf. Daarnaast wordt het profiel vaak zakelijk gebruikt door zakelijke contacten toe te voegen en met het profiel aan professionele groepen deel te nemen.

Communicatie
De crux zit hem in de reikwijdte van dergelijke sociale sites. Wanneer een medewerker een wijziging doorvoert in een profiel met standaardinstellingen, dan wordt deze wijziging via een automatisch gegenereerd bericht meteen aan het gehele netwerk gecommuniceerd. Dus ook bijvoorbeeld een wijziging van werkgever. Als (ex-) werkgever is dit een punt om bij stil te staan: als werkgever bent u op dat moment de controle over de communicatie kwijt en misschien zelfs een deel van uw relatiebestand. Dit kan een interessant punt zijn bij bijvoorbeeld een overeengekomen concurrentiebeding. Het zichtbaar maken van contacten is ook niet helemaal zonder gevaar.

Wie een zakelijk contact toevoegt, moet zich realiseren dat vanaf dat moment iedereen in het netwerk hiervan op de hoogte wordt gesteld. Als sneeuwbaleffect wordt de nieuwe connectie bovendien zichtbaar voor de contacten van de contacten uit het netwerk. Daar zou de concurrent ook tussen kunnen zitten. Bovendien zijn dergelijke sites en transparante netwerken uitmuntende tools voor recruiters en headhunters. Die risico’s kunnen werkgevers ondervangen door met medewerkers duidelijke afspraken te maken over het gebruik van dergelijke sites. U kunt kiezen voor individuele afspraken of een protocol: als dit maar past bij uw bedrijfscultuur en de manier waarop de organisatie met dit soort vragen omgaat.

IBM Lotus Connections
Wie de risico’s heeft ondervangen, kan zicht richten op de voordelen van Social Software. IBM biedt bijvoorbeeld Lotus Connections voor het bedrijfsleven. Het is ontworpen om gebruikers in staat te stellen innovatiever te zijn en sneller te handelen door gebruik te maken van dynamische netwerken van medewerkers, partners en klanten. Dankzij deze software kunt u deskundigen vinden en met hen samenwerken, gemakkelijk de juiste informatie en mensen zoeken, nauwere partner- en klantrelaties opbouwen en bottom-up, community-based innovaties bevorderen. Bovendien wordt de collectieve creativiteit van medewerkers en klanten optimaal benut. Lotus Connections biedt een geïntegreerde Web 2.0-gebruikerservaring en kan worden gebruikt met de e-mail, instant messaging- en portal-software die u mogelijk al hebt. Zo beschikt u over een krachtige tool voor het online delen van informatie, kennis en competenties om een bedrijfsmodel te ondersteunen dat op innovatie en groei is gericht.

Vijftal modules
Het aanbod IBM Lotus Connections is gebaseerd op vijf modules waarmee een bedrijf een volledig collaboratieve, geïntegreerde, schaalbare en beveiligde Web 2.0-omgeving kan creëren: profiles, communities, blogs, dogear en activities. Het eerste biedt een verzameling van namen, competenties en ervaring waarmee de gebruiker snel ‘de juiste persoon’ kan vinden en hiermee contact kan opnemen om informatie te vragen, een project of een kennisnetwerk te ontwikkelen. Communities is een tool voor het creëren en vinden van belangengemeenschappen, om gemakkelijk bookmarks, ideeën, kennis, doelstellingen te delen, innovatie te stimuleren en binnen gemeenschappelijke projecten samen te werken. Met de blogmodule heeft u een hele wereld waar u op grote of kleine schaal ideeën uit kunt wisselen vanuit verschillende invalshoeken, zonder tijdverlies. Dogear is een handig middel om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en de kracht van samenwerking te verveelvoudigen. Om profijt te halen uit deze innovatiedynamiek die ontstaat uit de samenwerking, is de module activities ideaal.

Belang social software
Het is een open deur om te stellen dat het bedrijfsleven erbij gebaat is om op ICT- gebied binnen eigen kringen samen te werken. Dankzij online aanwezigheidsinformatie kunt u uw communicatie afstemmen op de situatie van de ander. Wie niet per e-mail bereikbaar is, is dit wellicht via de sms, chatten is zinvoller dan e-mailen vanwege de directe respons en een webmeeting kan veel reistijd schelen. Met Lotus Connections is het mogelijk om gezamenlijke activiteiten op één plaats te verzamelen én te beheren. Alle betrokkenen kunnen relevante informatie toevoegen aan elke activiteit. Dat kan een e-mail zijn of een document of een webpagina. Zo wordt alle informatie, die voor de betreffende activiteit van belang is op één centrale plaats verzameld. Dat voorkomt misverstanden, ergernis én tijd. En dat is wel weer zo sociaal.

Arjan Radder is Sales Leader Social Software - EMEA South West bij IBM. U kunt hem bereiken via arjan.radder@nl.ibm.com.