De sleutel tot een succesvolle Business Intelligence- en data warehousingoplossing is haar vermogen om informatie te verstrekken aan degenen die dat nodig hebben. Maar waar laat je die gevoelige gegevens? Eén idee is het inzetten van een externe hostingcompany.

Organisaties die BI-oplossingen evalueren, moeten nagaan op welke wijze zij degenen –zowel binnen als buiten de organisatie- toegang verschaffen tot de gegevens, zonder de veiligheid uit het oog te verliezen. Het is als een soort evenwichtsoefening die op twee manieren kan worden benaderd. Elke benadering heeft zijn voor- en nadelen. Traditioneel gezien wordt de voorkeur gegeven aan geïntegreerde oplossingen waarbij de gegevens binnen de organisatie blijven. Onlangs heeft het idee van een extern extranet gehost op een site van derden in het kader van een BI-oplossing aan aandacht gewonnen.

Een onmiddellijk voordeel van deze laatste methode is de scheiding van uw partner- en klantenactiviteiten en uw bedrijfsinfrastructuur. Deze scheiding vrijwaart uw interne netwerk van activiteitspieken die de bandbreedte van uw netwerk en serverperformances zouden kunnen verstoren waardoor een eventuele productiviteitsdaling van uw eigen werknemers wordt voorkomen. Extern gaan betekent ook dat uw IT-afdeling niet de last van noodzakelijk dag-tot-dagonderhoud heeft en zich kan richten op andere werkzaamheden.

Voor versus tegen
Met een externe server is uw interne netwerk volledig gescheiden van mogelijke inbreuken op de veiligheid door niet-werknemers die uw netwerk betreden. Misschien moet u simpelweg uw data extern laten hosten enkel en alleen omdat noch u beschikt over de benodigde vaardigheden, noch uw personeel de tijd heeft om op de hoogte te blijven van alle nieuwe methoden die hackers ontwikkelen. Bij outsourcing is het de verantwoordelijkheid van een derde partij om gelijke tred te houden met de steeds evoluerende hackergemeenschap. Het implementeren van een extern extranet heeft echter ook haar schaduwkanten. Het grootste nadeel is het controleverlies over uw data. Een goede planning voor de beveiliging van gevoelige informatie, moet onderdeel zijn van elk succesvol project. Als er iets fout gaat kan dit leiden tot verlies van reputatie, slechte publiciteit en verminderd vertrouwen van de consument.

‘De waarheid’
Met een traditioneel extranet krijgen klanten en leveranciers toegang tot een business intelligence oplossing of ‘een single version of the truth’ als het gaat om geldigheid van data. Iedere keer dat gegevens worden verplaatst bestaat het risico van verlies van controle van die ‘enkele versie van de waarheid’. Als het externe systeem dit niet meer bevat, zouden uw partners en klanten wel eens minder optimale beslissingen kunnen nemen. Deze informatiekloof kan leiden tot gemiste kansen, gemiste levertijden en de klanttevredenheid verminderen. Elke van deze uitkomsten zal het vertrouwen van de gebruikers in het systeem verslechteren. Zo verliest u de zakelijke voordelen van business intelligence voor een systeem.

Een traditioneel, geïntegreerd systeem vereist geen verkeer van gegevens buiten uw data source, data warehouse, data marts, of operationele data stores. Uw gegevens blijven in overeenstemming met uw ontworpen systemen.

Maak een afweging
Bedrijven die al beschikken over een bestaande geïntegreerde business intelligence-oplossing en zich voorbereiden om toegang te bieden tot externe klanten en partners, moeten ervoor zorgen dat klanten en partners alleen toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben. Het bepalen van de juiste methode om toegang te krijgen tot deze gegevens vraagt om een goede planning en een risk versus reward assessment. Welke keuze u ook maakt; neem altijd veiligheid, prestaties en werktijd mee in uw afweging om tot de juiste oplossing voor uw bedrijf te komen.