Business Intelligence klinkt fantastisch, maar u zult zich misschien afvragen wat voor uw bedrijf concreet de voordelen zijn. Laat me u vertellen hoe u BI leert te begrijpen en eenvoudig kunt benutten in uw bedrijf zonder daar een horde van betaalde consultants op los te hoeven laten.

door Paul Conte

Laten we eerst begrijpen wat BI is. Business Intelligence is een breed begrip. Het omvat het proces om gegevens om te zetten in informatie, die vervolgens leidt tot kennis. BI heeft als doel een competitief voordeel te creëren en wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd. De belangrijkste stappen in BI omvat: de planning, het verzamelen, ordenen, analyseren en presenteren van gegevens. Klassieke BI produceerde periodieke financiële, verkoop, inventaris en andere soorten van rapportages. Deze rapportages waren en kunnen nog steeds handig zijn voor elementaire financiële informatie en performance tracking en high-level trendanalyses. Standaard rapporten kunnen ook worden gebruikt om te voldoen aan wettelijke eisen en om investeerders overzicht te bieden.

Gebrek aan juiste informatie
De meeste informatie die dergelijke rapporten omvatten, is onbruikbaar voor een groot deel van de beslissingen die managers en operationele personeel moeten maken. Vaak ontbreekt het bij standaardrapporten aan juiste informatie of is de informatie niet up-to-date genoeg. Daarnaast is de informatie misschien te grof of overladen met irrelevante details. Hoewel standaard rapporten meestal de fundamentele samenvattende gegevens zoals totalen, gemiddelden, minima en maxima omvatten, voorzien ze misschien niet in geavanceerde analyses die nodig zijn voor het maken van voorspellende prognoses en causale relaties. De trend is nu voor wat ik noem een ‘Agile BI’, dat zich richt op het bieden van de juiste informatie op het juiste moment om beslissingen te nemen.

Deze informatie is gekoppeld aan duidelijk omschreven doelstellingen, is gebaseerd op voldoende actuele en nauwkeurige gegevens en bevat minimaal externe informatie. Agile BI biedt besluitvormers geavanceerde analysemethoden inclusief causale relaties en informatie over de belangrijkste indicatoren, die ze kunnen gebruiken voor voorspellende doeleinden. Agile BI levert een verscheidenheid aan informatievormen en is snel aangepast aan veranderende behoeften of evoluerende brongegevens.

Beslissingen en intelligentie
Om u te helpen begrijpen hoe bedrijven BI kunnen gebruiken, helpt het om beslissingen te categoriseren in termen als operationeel, tactisch of strategisch. Operationele beslissingen omvatten productie en levering van de producten en diensten van de onderneming - bijvoorbeeld het opsporen van verschillen in de kwaliteit van de producten en de identificatie van de oorzaak van deze verschillen. Tactische beslissingen kijken naar dingen op de korte termijn voor het optimaliseren van verschillende doelen, zoals een netto-inkomen. Kijken naar welke klant en op welk product de focus voor het komende kwartaal moet komen te liggen is een voorbeeld van tactische BI. Op het hoogste niveau hebben strategische beslissingen een middellang tot lang bereik en kunnen ze nieuwe productlijnen of servicegebieden lanceren, distributiekanalen selecteren of fusies en overnamen aansturen.

Een andere dimensie
Voordat ik enkele voorbeelden geef van elk van deze gebieden, zal ik eerst een andere dimensie van BI uitleggen en welke soorten ‘intelligence’ zij kan bieden. Veel klant- en cliëntkenmerken en hun inkoop- of servicegebruikspatronen liggen in het hart van vele klassieke, agile BI-systemen. Dit soort informatie is van essentieel belang voor de vaststelling van causale en voorspellende relaties die de besluitnemers in staat stellen alternatieven voor een groot aantal belangrijke besluiten te beoordelen. Evenzo omvat het merendeel van BI-systemen productiecapaciteit, productievolume en enkele kwaliteitsmaatregelen (of de analoge gegevens voor het verstrekken van diensten). Met de focus op het voorzien van de juiste informatie op het juiste moment, verbreedt BI het terrein en verenigt het vaak informatie over concurrenten en businesspartnerproducten, prestaties, milieu en economische trends, klant- en onderzoeksgegevens. Agile BI produceert informatie die bedrijven kunnen gebruiken in krachtiger manieren dan wanneer ze klassieke BI-rapporten gebruiken.

Eén manier om te voorzien in dit idee is met de volgende schaal van hoe informatie wordt gebruikt, variërend van eenvoudig tot complex.

• Reading – leer de basisfeiten
• Monitoring – check ongoing status
• Trendanalysis – analyseer tijdslijnen, observeer groei en verandering
• Root cause analysis – graaf diep en onder zoek trends, status et cetera
• Statistical analysis – ontdek correlatieve en causale relaties
• Predictive analysis - analyseer risico’s, produceer ‘wat als’ scenario’s

Klassieke BI ondersteunt over het algemeen de eerste drie schalen die een besluitvormer kan gebruiken, terwijl agile BI alles omvat.

BI in de praktijk
In de industriële sector is productkwaliteitscontrole al jaren een gangbare praktijk. Nu passen bedrijven dezelfde principes toe op andere delen van het bedrijfsproces. Deze benadering staat bekend als Business Activity Monitoring (BAM) en heeft drie belangrijke elementen: close-realtime monitoring-, grafische dashboards met beknopte informatie en interactieve tools om de root cause te vinden voor wat de dashboards laten zien. Ter voorbeeld: een onderneming plaatste een BAM-systeem bij de lancering van een regionale sales promotion. Kort nadat de promotie van start was gegaan, was af te lezen dat de piek naar aanleiding van de promotie tussen 07.00 uur en 09.00 uur was opgetreden. Het BI-systeem onderhield een constante analyse van prestatievariaties tussen de winkels en gaf een signaal wanneer bij een winkel de prestaties aanzienlijk onder het gemiddelde daalden. De voor de promotie verantwoordelijke manager gebruikte de drill-down mogelijkheden van het systeem om naar de oorzaak te zoeken. Het probleem was snel gevonden: de betreffende winkel sloot al om 18.00 uur terwijl de andere winkels latere sluitingstijden hanteerden. Met deze informatie lag een passende actie voor de hand: de winkel zou langere openingstijden –in ieder geval gedurende de actie- hanteren. Achteraf lijkt dit voorbeeld misschien vanzelfsprekend, maar met conventionele rapportage zou het ‘vanzelfsprekende’ te laat of helemaal nooit zijn ontdekt.

Realtime operations
Het concept van data-mining is al een tijd in gebruik, maar pas sinds de laatste jaren is de techniek verbonden met real-time operations. ‘Data-mining’ is een vreemde term, want laten we wel wezen, als mensen in de grond graven voor diamanten noemen we het ook geen ‘dirt-mining’. Een beter woord is ‘information mining’ want het proces is in feite het analyseren van meerdere variabelen om zo nuttige relaties, die begraven zijn in een berg van data, te ontdekken. Een operationeel gebruik van data-mining is het regisseren van cross-selling waarbij je weet welke producten je kunt voorstellen en wanneer je moet stoppen zodat de klant geïnteresseerd blijft. Het vermogen van de verkoopbegeleiding wordt uitgevoerd door een rules engine in de interactieve (of Web) verkooptoepassing in te bedden en frequent de specifieke regels te updaten door een multivariabele analyse van de verkoopgegevens in werking te stellen. Data- mining is een goed instrument om tactische en strategische beslissingen. Een stap verder dan data-mining is voorspellend onderzoek. Hierbij gebruiken beleidmakers gegevensanalyses om een model te bouwen waarin ze een verscheidenheid aan ‘wat als’-scenario’s kunnen vergelijken met de te verwachten resultaten.

Voorspellende analyses vormen een krachtige tool voor het plannen van direct marketing, customer affiniteitprogramma’s, risicomanagement en een aantal andere tactische en strategische ondernemingen. Een bedrijf gebruikte een model om een tactisch plan te ontwerpen om klanten van de concurrent te vangen. Het model was zowel gebaseerd op de eigen sales- en klanttevredenheiddata als die van de concurrent. Het bedrijf onderzocht de resultaten van verschillende scenario’s waarbij verschillende productgroepen en promotieacties waren gebruikt om de combinaties te kunnen kiezen die werden verwacht om de meeste klanten voor zich te winnen en vast te houden. Werken met voorspellende analyses kunnen ook helpen bij het nemen van strategische beslissingen.

Huidige trends
Naarmate meer bedrijven overstappen van klassiek naar agile BI, zijn er ook verschillende trends naar voren gekomen. Operational datastores zijn een gemeenschappelijke basis voor vele BI-systemen. In feite voorziet een operational datastore in een vermeerdering van close-to-realtime operational data tot een gestructureerde copy met toegang voor analytische hulpmiddelen. Het doel is om een evenwicht te vinden tussen het hebben van echte real-time gegevens en gegevens die gemakkelijk te manipuleren zijn en minder effect heeft op de prestaties van productietoepassingen. Embedded Business Intelligence bevat voorspellend onderzoek naar interactieve en B2B-toepassingen. Embedded BI heeft een significant potentieel voor verbetering van zowel de inkomsten als service voor vele ondernemingen. Een andere groeiende trend zijn de balance scorecards.

Een scorecard is slechts een summiere maatregel, zoals de opbrengsten uit verkoop. Een balanced scorecard bevat maatregelen vanuit financiële, klant, bedrijfsprocessen en groeiperspectieven om te voorzien in een holistisch perspectief hoe de betrokken onderneming vaart. Balanced scorecards leggen ook causale verbanden tussen doelstellingen en indicatoren en de organisatie van de verschillende gebieden. Balanced scorecards omvatten bovendien metingen en relaties op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Balanced scorecards bieden een veel actievere management tool dan traditionele financiële verslagen.

Groeiende trend
Een andere belangrijke en groeiende trend is de BI ‘center of excellence’. Deze combineren personeel met outside resources die expertise hebben op het gebied van zakelijke, analytische tools en technieken, en informatica. De business-specialisten zijn cruciaal voor het in kaart brengen van informatie en analyse over het BI-systeem voor de bedrijfsdoelen en strategieën. De analisten voorzien in de intellectuele paardenkracht voor het juiste soort gegevensverzameling, analyses en modellen. De IT-specialisten verzorgen in de uitvoering voor de noodzakelijke infrastructuur voor data-acquisitie,-opslag en-toegang. Een geïntegreerde aanpak heeft bewezen succesvoller te zijn dan gevallen waarin de IT-organisatie verantwoordelijk is voor het opzetten van BI.

Basisstappen en tips
Wanneer je een belangrijk BI-project start, zorg dan voor een goede basis voordat je de implementatie start. Het belangrijkste is om BI-projecten op een lijn te krijgen met de bedrijfsdoelstellingen.

• Identificeer de belangrijkste beslissingen, wie deze maakt en wanneer deze worden gemaakt.
• Identificeer de informatie die BI moet toepassen op deze beslissingen
• Identificeer wat de juiste tijd is wanneer deze informatie beschikbaar moet zijn
• Identificeer de juiste wijze om de informatie te presenteren
• Werk achterstevoren naar de data die benodigd is, inclusief hoe het opgeslagen en ververst moet worden (al dan niet in realtime)
• Identificeer de beste tools om de data te beheren, zorg voor een analyse en presenter de informatie

Als dit je eerste grote BI-project is, start met een toegespitst project dat een goed begrepen ROI heeft. De meeste startende projecten zouden vergelijkbaar moeten zijn met andere projecten die in bedrijven, vergelijkbaar met de jouwe, al zijn gedaan en die politiek correct zijn. Zoals ik al beschreven heb, stel een ‘team of excellence’ binnen de organisatie samen om het project te steunen. Voor een eerste project kan dit team een ad hoc groep zijn. Als je je BI gaat uitbreiden, kan je een permanent center of excellence gaan samenstellen. Maak gebruik van platforms en tools (bijv. System i) die al bekend zijn. BI is ruim voorbij de basic rapportage uitgebreid en weinig organisaties zijn dusdanig gesitueerd, dat ze complete ‘homegrown solutions’ in gebruik hebben.

Paul Conte is een Senior Technical Editor voor System iNEWS.