Business Intelligence en Corporate Performance Management zijn begrippen die binnen veel organisaties hun opgang hebben gemaakt. Er zijn maar weinig grote en middelgrote ondernemingen waar de afgelopen vijf jaar geen Business Intelligence-projecten aan de orde zijn geweest. Deze populariteit is grotendeels te danken aan de algemene bewustwording dat geautomatiseerde operationele systemen binnen organisaties een schat aan informatie bevatten. Als deze informatie wordt gebruikt als input voor het beslissings- en sturingsproces binnen deze organisaties, is hiermee een stap te maken op het gebied van organisatorische effectiviteit, efficiëntie en concurrentiekracht.
door Menno Krijgsman
De inzet van Business Intelligence binnen veel organisaties is echter nog vaak versnipperd van aard. In meer dan 60% van de organisaties worden verschillende Business Intelligence-applicaties en platformen naast elkaar gebruikt. Verschillende afdelingen binnen organisaties, of units binnen afdelingen, gebruiken niet alleen verschillende applicaties, maar hanteren ook andere definities ten aanzien van de data en komen niet toe aan het delen van kennis en het profiteren van ‘best practices’ en ‘lessons learned’.
Het standaardiseren van Business Intelligence is voor veel organisaties een uitdaging voor de komende vijf jaar. Meer dan de helft van de organisaties waar Business Intelligence nu nog versnipperd wordt ingezet, heeft concrete plannen om voor 1 januari 2010 zijn Business Intelligence te standaardiseren.
Standaardisatie
Het standaardiseren van Business Intelligence is helaas een iets gecompliceerder proces dan het definiëren van een standaard en daarna het uitfaseren van alles dat niet aan de standaard voldoet. De lifecycle van een Business Intelligence-oplossing begint meestal met een informatiebehoefte op een specifieke plek binnen een organisatie. Op basis van deze informatiebehoefte wordt een business case gedefinieerd, welke op zijn beurt leidt tot een Business Intelligence-implementatieproject.
Op Wikipedia is de volgende definitie te vinden: “Business Intelligence is een brede categorie van applicaties en technologieën en methodologiën voor het verzamelen en opslaan van data, het toegang bieden tot data en het analyseren van data, met als doel het ondersteunen van businessgebruikers bij het maken van betere beslissingen”. Volgens deze definitie moeten we Business Intelligence opvatten als een proces. Is het dan logisch om Business Intelligence te definiëren als een project? Projecten kenmerken zich door een duidelijk geformuleerd begin- en eindpunt. Dit betekent niet dat de implementatie van Business Intelligence niet als een project kan worden gezien. Maar vanuit het oogpunt van standaardisatie is het noodzakelijk om deze projecten met elkaar te verbinden in de vorm van een programma.
Een succesvolle manier om zo’n verbindend programma op te zetten binnen organisaties, is de inrichting van een Business Intelligence Competence Center. Hiermee kunnen belangrijke winstpunten worden behaald, zoals: gebruik van ‘best practices’ over meerdere projecten; hergebruik, waardoor hogere ROI; lagere TCO; snellere en hogere gebruikersacceptatie; herhaalbare en mede daardoor voorspelbare implementaties; en gebruik van Business Intelligence.
Business Intelligence Competence Center
Een Business Intelligence Competence Center (BICC) is een organisatorische eenheid binnen een organisatie. Dit kan een fysieke eenheid zijn, zoals een unit binnen de IT-afdeling of een subafdeling binnen de financiële afdeling. Een andere mogelijkheid is om een BICC als een virtuele eenheid, bijvoorbeeld in een matrixorganisatie, vorm te geven.
Binnen een BICC worden een aantal functies ingevuld die standaardisatie van Business
Intelligence binnen een organisatie ondersteunen. Voor deze functies kan een
daadwerkelijke invulling door het BICC worden opgezet, maar ook een overeenkomst met een externe of interne dienstverlener in de vorm van een SLA kan als invulling worden gezien.
De volgende tien functies kunnen worden onderscheiden:
| 1 |
Promotie - Hierbij gaat het om het communiceren van mogelijkheden, behaalde successen en gerealiseerde winsten. Hiermee wordt draagvlak en acceptatie gecreëerd. |
| 2 |
Businessanalyse - Deze functie omvat het vertalen van het Business Issue naar een Business Intelligence-oplossing. |
| 3 |
Business Intelligence-diensten -
Deze functie omvat het feitelijk Business
Intelligence-handwerk. Hieronder wordt verstaan het ontwikkelen, testen, uitrollen en onderhouden van rapporten, analyses en scorekaarten. |
| 4 |
Best Practice en kennisbank -
Het vastleggen en geschikt maken voor hergebruik van ‘best practices’, ‘tips & tricks’, templates en geleerde lessen. |
| 5 |
Databeheer - Deze functie omvat niet alleen het vastleggen en bewaken van datadefinities, ook het vastleggen van verantwoordelijkheid en criteria ten aanzien van datakwaliteit en data- integriteit vallen hieronder. |
| 6 |
Support - Met deze functie wordt de inrichting van eerstelijns gebruikersondersteuning bedoeld. |
| 7 |
Training en scholing - Hierbij gaat het om het coördineren en eventueel faciliteren van opleidingen en scholing ten aanzien van de Business Intelligence-applicaties. |
| 8 |
Infrastructuur - In deze functie gaat het om de gecentraliseerde
Business Intelligence-infrastructuur. Denk hierbij aan onderhoud, load balancing en performanceoptimalisatie. Ook security management valt onder deze functie. |
| 9 |
IT Governance - Deze functie onderscheidt zich van de vorige, doordat het hier met name gaat om de inbedding van de Business Intelligence-omgeving in de corporate IT-omgeving. |
| 10 |
Licentie Management - Deze functie slot
richt zich op de optimalisatie van het licentiebeheer. |
Conclusie
Standaardisatie op het gebied van Business Intelligence is voor veel organisaties een uitdaging met een hoge prioriteit. Een manier om dit te realiseren, die zich in de praktijk heeft bewezen, is het inrichten van een Business Intelligence Competence Center. In een BICC worden tien functies samengebracht die standaardisatie van Business Intelligence mogelijk maken. Het inrichten van een BICC is echter maatwerk, waarbij de prioriteitstelling en de aansluiting op het bedrijfsproces en de bedrijfscultuur centraal staan.
Menno Krijgsman is Managing Consultant voor Eniac Business Intelligence BV. Mocht u over deze uitdaging verder willen praten, dan kunt u hem bereiken via mkrijgsman@eniac.nl.
| 
