Eind jaren 80 begin jaren 90 droomden mensen als Tim Berners-Lee en Ray Ozzie al van een gemeenschappelijke ruimte waarin bezoekers informatie kunnen delen, nieuwe mensen kunnen ontmoeten en uiteindelijk volledig virtueel kunnen samenwerken.
Zij hebben hier beiden op hun eigen manier invulling aangegeven. Als uitvinder van het World Wide Web zorgde Tim Berners-Lee ervoor dat het voor het grote publiek mogelijk werd om online documenten te publiceren en te raadplegen. Ray Ozzie realiseerde met Lotus Notes een groupware-omgeving waarmee professionals onafhankelijk van tijd en plaats eenvoudig informatie kunnen delen en virtueel kunnen samenwerken.

door Jorn Bijnsdorp

Groupware en social software
Groupware, en daarmee Lotus Notes, heeft in de afgelopen jaren een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van virtueel samenwerken. Er zijn in de afgelopen jaren dan ook veel toepassingen gerealiseerd waarmee informatie kan worden gedeeld met anderen. Al snel bleek echter dat een goede toegankelijkheid van informatie alléén niet voldoende is. De hoeveelheid beschikbare informatie groeide in korte tijd zo snel dat het een onmogelijke taak werd om alle informatie te raadplegen en op waarde te schatten. Hiervoor is de hulp van vakspecialisten nodig; professionals die aan de hand van hun expertise snel kunnen aangeven wat de kwaliteit is van de betreffende informatie. Als reactie hierop wordt naast groupware steeds vaker gebruikgemaakt van social software: toepassingen, zoals instant messaging en weblogs, waarmee je eenvoudig in contact kunt komen met de juiste specialisten.

Toepassingen
IBM biedt hiervoor al geruime tijd de instant messaging-toepassing Lotus Sametime en introduceert dit jaar ook een nieuw product: Lotus Connections. Een onderdeel van Lotus Connections dat een goed voorbeeld is van social software is Dogear. Met Dogear worden bookmarks online bijgehouden en zijn hierdoor eenvoudig toegankelijk voor anderen. Bovendien kan een gebruiker deze bookmarks ordenen door er bepaalde sleutelwoorden of tags aan toe te kennen. Deze tags kunnen worden overgenomen door iedereen die, bijvoorbeeld via een
weblog, op het betreffende artikel wil reageren. Hierdoor ontstaat een netwerk van verwijzingen naar artikelen over een bepaald onderwerp en worden gebruikers door andere professionals geholpen om de juiste informatie te vinden.

Bij social software gaat het dus ook om virtueel samenwerken. Alleen is de benadering net iets anders dan bij groupware. Bij het gebruik van groupware worden meestal van tevoren afspraken over welke informatie toegankelijk moet zijn en hoe. Groupware ondersteunt dus vooral de meer gestructureerde processen. Social software biedt daarentegen vooral mogelijkheden om de creatieve en ad hoc-processen te ondersteunen waarbij professionals in steeds nieuwe situaties snel beslissingen moeten kunnen nemen.

Werelden verbinden
Om de ultieme manier van virtueel samenwerken te realiseren, moeten de werelden van groupware en social software worden samengebracht. Een nieuw product dat IBM dit jaar op de markt brengt en dat de werelden van groupware en social software verbindt, is Lotus Expeditor. Lotus Expeditor is gebaseerd op het Eclipse-platform: een Open Source-framework gebaseerd op Java waarmee functionaliteit uitgebreid kan worden met plug-ins. Dit maakt het mogelijk om social softwareoplossingen van IBM – maar ook toepassingen van andere leveranciers – eenvoudig te integreren in de bestaande groupware-omgevingen. Een voorbeeld hiervan is een plug-in voor het onderdeel Activities in Lotus Connections. Met Activities kan relevante informatie rond een taak worden verzameld uit diverse bronnen. Door een speciale plug-in is het bijvoorbeeld mogelijk om e-mail uit Lotus Notes te koppelen aan een taak, waardoor alle relevante e-mail direct zichtbaar is bij de betreffende taak. Bovendien biedt Lotus Expeditor de mogelijkheid om deze oplossingen beschikbaar te maken voor mobiel gebruik, waardoor professionals ook echt in staat zijn om onafhankelijk van tijd en plaats virtueel samen te werken.

Alternatief
Op dit moment zijn er nog niet veel organisaties die intensief gebruik maken van social software. Het argument is vaak dat deze toepassingen het beheer en de beveiliging van de werkomgeving nog complexer maakt, omdat er informatie met de buitenwereld wordt uitgewisseld. Toch is het verstandig om serieus naar de ontwikkelingen op het gebied van virtueel samenwerken te kijken. Veel social software, waaronder instant messaging, is gratis beschikbaar en wordt door professionals gebruikt in de privé-omgeving. Om te voorkomen dat medewerkers bedrijfsinformatie gaan uitwisselen via slecht beveiligde gratis software, is het wellicht beter om deze professionals een goed alternatief te bieden. De social softwaretoepassingen van IBM zijn zo ontwikkeld dat ze eenvoudig geïntegreerd kunnen worden in de bestaande groupware-omgeving. Bovendien biedt het IBM-platform uitgebreide mogelijkheden om professionals virtueel te laten samenwerken in een beheersbare en goed beveiligde werkomgeving.

Voor meer informatie over de toepassing van groupware en social software kunt u contact opnemen met Jorn Bijnsdorp van e-office via jorn.bijnsdorp@e-office.com.