TCE Tools, opgericht in 1978, heeft zich door de jaren heen gespecialiseerd in het leveren van gereedschappen als frezen, boren, vijlen en meetgereedschappen aan aluminium-extrusiebedrijven. Het bedrijf heeft het afgelopen jaar een reuzensprong gemaakt op het gebied van kantoorautomatisering. Twee stand-alone servers en een AS/400 waren er eind 2005 nog te vinden bij het bedrijf uit Reuver. Nu staat er een hypermoderne System i5-machine, voorzien van de nieuwste versie van IBM’s WebSphere Portal, Lotus Domino, Sametime en het reeds aanwezige ERP-systeem.

door Wilfred van Mill

IBM Business Partners Acuity en Van Helvoirt Automatisering zorgden voor de begeleiding van het aankoopproces, de configuratie en de implementatie van de oplossingen. Ronald Dekkers, vanuit Acuity betrokken bij het traject: “We houden continu de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van WebSphere Portal in de gaten, met name in combinatie met System i5. Bij het zoeken naar oplossingen voor onze klanten staat daarnaast het hergebruik van reeds gedane IT-investeringen voorop. Inmiddels is wel gebleken dat de combinatie van WebSphere Portal Express, Lotus Domino en het vaak al aanwezige ERP-systeem op een System i5 tal van mogelijkheden biedt voor verdere procesverbeteringen.”

Rob Verberkt, directeur van TCE Tools: “Een stapel servers, laptops, lokale replica’s en documenten, en ontelbare folders op de file server. De informatie was er wel, maar het was een hele klus om alles ook te vinden als je het nodig had. Het moest anders, maar hoe?” TCE Tools trof in Acuity een partner die kon helpen bij het vinden van een oplossing voor de liggende situatie. Eind 2005 besloot TCE daarom al tot de aanschaf van Lotus Notes en de daarop gebaseerde CRM-applicatie van IT Factory (ITF). Toen werd er echter nog geïnstalleerd op een Windows-server. Het eerste doel was echter snel bereikt: voortaan waren alle gegevens en contactmomenten van klanten en prospects terug te vinden op één plaats. “Ook offline kan het werk nu gewoon doorgaan. Even repliceren en klaar,” aldus Verberkt. De installatie van Sametime zorgde vervolgens voor de volgende verbetering in de interne communicatie. Verberkt: “Je ziet in één oogopslag wie bereikbaar is. Even snel je vraag stellen, informatie krijgen en je kunt verder. Erg handig. Via de activities in het CRM-systeem laat je je mensen bovendien weten wat er moet gebeuren en kun je monitoren hoe de voortgang is.”

Na het koppelen van de klantgegevens uit het ERP-systeem aan ITF was de volgende stap het aanpakken van het offertetraject. Verberkt: “Met een simpele offerte waren we soms wel twee uur bezig. Continu knippen en plakken. Eerst de offerteregels kopiëren uit ons ERP-systeem en dan plakken in een Excel-document. Wat een gedoe.
Daar moesten we dus vanaf.” BowTie, de koppelingstool tussen Lotus Notes en Microsoft Office, bracht uitkomst. De gegevens uit ITF zijn nu in één handeling samen te voegen met de in Excel gemaakte offertesjablonen. Knippen en plakken is dus niet meer nodig. Elke offerte is nu meteen klaar voor verzending en wordt direct bij de klant opgeslagen in ITF.

Een hele vooruitgang, maar er bleek nog winst te boeken. Verberkt: “Deze laatste stap zette me aan het denken. Als dit mogelijk was, moesten we toch ook iets kunnen bedenken om onze klanten op de hoogte te houden van de voortgang van hun bestellingen. We waren nog steeds veel tijd kwijt met het beantwoorden van telefonische vragen over bijvoorbeeld leveringen, maar aan de andere kant ook met het inboeken van bestellingen.”

In augustus 2006 bracht IBM een bundel voor twintig gebruikers van WebSphere Portal Server 6.0 op de markt. Dekkers: ”Dat bood belangrijke mogelijkheden voor TCE. Een webshop gekoppeld aan de eigen website behoorde ineens tot de mogelijkheden, maar ook een customer portal waarbinnen klanten alle informatie kunnen vinden die ze zoeken, zoals lopende offertes, de status van bestellingen en verwachte leveringsdata.”

Met de aankondiging van een speciale MKB-editie van WebSphere Portal tijdens Lotusphere 2007, te weten WebSphere Portal Express 6.0, werden de mogelijkheden voor TCE verder uitgebreid. Nu kon TCE ook gebruik gaan maken van de binnen WebSphere aanwezige document manager en de content manager. Verberkt en Dekkers zorgden samen voor het ontwerp van de webshop en de customer portal. De ontwikkelaars van Acuity gingen vervolgens met behulp van
WebSphere Portlet Factory aan de slag. “ Echt onvoorstelbaar om te zien hoe snel die jongens met Portlet Factory portlets kunnen bouwen, zowel gekoppeld aan mijn ERP- systeem als aan de Lotus Notes-applicaties. Via de portal komt nu alle relevante informatie in een handomdraai binnen bereik voor mijn klanten. Waar ter wereld ze ook zijn,” aldus een enthousiaste Verberkt. “Super toch?”

Acuity en Van Helvoirt Automatisering zijn Advanced Business Partners van IBM. Acuity voert automatiseringsprojecten uit met een sterke focus op Lotus Notes, Sametime en WebSphere Portal, bij voorkeur op het System i5-platform. Met Van Helvoirt Automatisering is veel energie gestoken in het optimaliseren van de combinatie van deze IBM-hardware en -software.